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Como funciona el proyect management

El project management marca una hoja de ruta muy ganadora para desarrollar proyectos arquitectónicos, controlando costo, alcance y tiempos. ¡Conózcala!

El proyect manager forja proyectos arquitectónicos exitosos

Desde mediados del siglo XX, el Project Management se ha consolidado como el camino preferido para desarrollar exitosamente diferentes proyectos.

Entendiendo como proyecto un tipo de emprendimiento de carácter temporal orientado a generar un producto, servicio
o resultado específico. Y que se debe llevar a cabo en un lapso determinado de tiempo.

De acuerdo con esta pauta, ¿en qué consiste entonces el Project Management? Es la disciplina que conjuga la organización, planeación, motivación y control de los recursos asignados para lograr los objetivos trazados. Además, le apunta a la realización concreta de ese proyecto definido inicialmente.

Su importancia radica en que, aunque los proyectos son vitales para el desarrollo de una organización, tienen una naturaleza diferente. Es decir, ameritan un tratamiento distinto que el de aquellos roles fijos como recursos humanos, contabilidad, etc.

Estos últimos implican labores permanentes o repetitivas, y que son diferentes a las competencias requeridas para la gestión de proyectos.

Principales características del Project Management

Estas cualidades nos van direccionando hacia cuál es la combinación de fuerzas necesaria para que un proyecto despunte y prospere.

● El alcance del proyecto a desarrollar debe estar claramente definido.

● Los objetivos deben ser establecidos conjuntamente por el director del proyecto, el cliente y la dirección de la compañía.

● El plan para lograr sus objetivos fija responsabilidades y sirve a la vez para medir el avance del proyecto.

● La comunicación entre las partes del proyecto debe ser constante y efectiva.

Las 5 fases del Project Management, aplicadas a proyectos arquitectónicos

Las 5 etapas que se mencionan encajan perfectamente dentro de la hoja de ruta que debe seguir un proyecto arquitectónico. Las características y definición de conceptos que hemos planteado previamente aplican igualmente para este tipo de proyectos. Así, la aplicación correcta de esta secuencia constituye la partitura perfecta para garantizar la rentabilidad y sostenibilidad de cualquier proyecto. Y con mayor razón, en el ámbito de la construcción.

1. Factibilidad del proyecto

El estudio de su viabilidad es el pilar fundamental de su éxito. Aquí será de capital importancia calcular correctamente las ganancias proyectadas Para la empresa que lo lidera y sus inversionistas.

2. Planificación del trabajo a desarrollar

En este punto, la estrella debe ser un cronograma a toda prueba, con márgenes de respuesta adecuados. Además, deberá resolver 2 puntos clave de la ecuación:
cuáles son los recursos requeridos y las tareas por ejecutar.

3. Ojo a la ejecución: ¡manos a la obra!

Aquí se cristaliza todo aquello que se vio plasmado milimétricamente en el papel. Y es donde el know how de cada empresa y sus asociados sale a relucir en la gestión de proyectos. Es cuando finalmente el andamiaje se echa a rodar: se establecen entornos, grupos y flujos de trabajo.

4. Hora del seguimiento: prohibido descuidar cualquier detalle

Efectivamente, el seguimiento juicioso y pormenorizado es la llave que asegura que los estándares de calidad superen las expectativas.

5. Cierre del proyecto: el balance final no miente

Aquí el checklist inicial vuelve a primer plano, para verificar si se cumplieron las metas planteadas. Se evaluarán y documentarán igualmente las potenciales fallas que se presenten, de las cuales surgirán las futuras oportunidades de mejora.

Estas fases cuentan con una biblia que demarca su correcto acoplamiento dentro del Project Management. ¿Cuál es? La Guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge). En ella se determinan los parámetros de buenas prácticas vinculadas con la administración, gestión y dirección de proyectos.

Una firma como Acerta es consciente de la relevancia de esta metodología de trabajo dentro del sector inmobiliario. Para su Director General LATAM, Daniel Tovar, “el Project Management, sin duda, mejora los resultados de las inversiones inmobiliarias”. Y agrega que su proyección al auge del build to rent “es una forma de profesionalizar el mercado del alquiler”.

El Triángulo del Project Management

Asimismo, estas fases de la gestión de proyectos de construcción se encuentran regidas por este concepto, que es transversal. Veamos cuáles son las principales variables que lo componen:

Costo: un poco de malabarismo económico

Es lo primero que se mira en el marco del Project Management. Establecer este rubro de manera acertada contempla diferentes variables. Desde los costos fijos y los variables, hasta calcular el valor de la fuerza de trabajo. Algunos serán trabajadores contratados y otros, por outsourcing.

Habrá que calcular también el costo de materiales y equipos con diferentes destrezas o niveles de productividad. Igualmente, aquí entra el componente de financiación, y cómo se irán dosificando las diferentes erogaciones a lo largo del proyecto.

Otra referencia que resulta útil para su cálculo son los datos históricos, es decir, establecer comparaciones con proyectos previos similares. Asimismo, el promedio de las propuestas de vendedores de proyectos parecidos también puede servir como parámetro. No le tema al benchmarking.

Alcance: mire bien a qué se va a comprometer

Este punto resulta crucial para la sostenibilidad del proyecto y está relacionado con satisfacer las expectativas de los inversionistas. Es importante estar atento a este factor, en particular, cuando se trata de proyectos de largo plazo. Trayendo consigo que a mitad de camino lleguen nuevos interesados, adicionando nuevas expectativas que deberán ser tenidas en cuenta.

Dentro de este escenario posible en el Project Management, debe prestar especial atención a la gestión del cambio. Es factible que se presenten solicitudes de cambio que el Project Manager deberá atender oportunamente. Nuevamente: revise con detalle a qué se va a comprometer. Sepa alinear estos requerimientos con los objetivos del proyecto arquitectónico, los tiempos de entrega y el presupuesto previsto.

Tiempo: ajustando los márgenes de maniobra

Aquí, el cronograma se erige como la gran carta de navegación y pilar del éxito en el Project Management. La clave consistirá entonces en definir las actividades y tareas a realizar, sabiendo secuenciarlas y estableciendo prioridades. Y calculando también un tiempo de respuesta adecuado para cada una de ellas. Herramientas como diagramas de Gantt, Dashboard o Project Calendar, entre otras, podrán serle de gran utilidad en esta labor.

El rol del Project Manager

Su papel es fundamental para el desarrollo y feliz culminación del proyecto. Será el encargado de desarrollar la idea, preparar los documentos técnicos necesarios y establecer las especificaciones concretas de la construcción.

Igualmente, definirá con precisión el presupuesto requerido y fijará tiempos de entrega razonables para cada etapa de la construcción. Además, cumple una tarea vital dentro de los lineamientos del Project Management. ¿Cuál?

Identificar, evaluar y minimizar el riesgo, tanto en términos económicos como de seguridad. Y esto lo hará considerando y lidiando de primera mano con los reglamentos y restricciones existentes en cada país.

Otras de sus responsabilidades tienen que ver con la consecución de los proveedores más idóneos para el proyecto arquitectónico. Además, deberá desarrollar un proceso permanente de ingeniería de valor a lo largo de todo el proyecto. Esto para dar soporte a los promotores, para que estos puedan estudiar alternativas viables frente a posibles desviaciones y cambios.

Es un auge más que confirmado. El Project Management llegó hace tiempo para quedarse y día a día despliega nuevas alternativas, más rentables y sostenibles. Sus parámetros y fases marcan un camino claro, que debe ser moldeado con monitoreo y correctivos oportunos.

Entretanto, el arte del Project Manager se centra en ‘pilotear’ acertadamente las 3 variables de costo, alcance y tiempo. De este modo, llevará a buen puerto el proyecto a su cargo, en beneficio de socios, inversionistas y clientes. Y su experiencia enriquecerá considerablemente la ejecución de los proyectos venideros, en pro del mejoramiento continuo hacia el futuro. ¡Es una apuesta que no tiene pierde! ¡Adelante!

Referencias bibliográficas

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